מעסיקים אשר מעבירים תשלומים לקופות גמל, קרן השתלמות או לביטוח פנסיוני של עובדיהם נדרשים להעביר לחברה המנהלת את קרנות / חסכונות אלה, דיווח מקוון על פרטי ההפקדות במועד העברת התשלומים.
שלבי ההליך:
החל מיום 1 בפברואר 2025 חלה חובה לדווח באופן ממוכן באמצעות קובץ "ממשק מעסיקים" עבור כל עובד ללא תלות במספר העובדים המועסקים (אלא אם יש פטור – יפורט בהמשך). הדיווח יכול להיעשות באמצעות שלוש אפשרויות דיווח:
- דיווח באזור האישי של המעסיק בפורטל הגוף המוסדי – עבור כל עובד יש לדווח בפורטל של אותו גוף מוסדי אליו מועברים התשלומים.
- דיווח אחד לכל הגופים המוסדיים באמצעות המסלקה הפנסיונית.
- דיווח לכל הגופים המוסדיים באמצעות סוכן ביטוח או גורם מתפעל.
את קובץ הדיווח הממוכן ניתן להפיק באמצעות תוכנת השכר שדרכה מפיקים את תלוש השכר של אותו עובד. אך ניתן גם בפורטל הגוף המוסדי או במסלקה הפנסיונית להקליד את הנתונים באופן ידני ללא קובץ מתוכנת השכר.
לאחר העברת תשלומי קופות הגמל, קרנות ההשתלמות והביטוחים הפנסיוניים עבור העובדים, יש לדווח עליהם בהתאם להנחיות לחברה המנהלת, והגופים המוסדיים יעבירו דו"ח אודות תקינות הדיווח למעסיק לפי הדיווח שהתקבל (היזון חוזר) .
מעסיק אשר מעסיק עד חמישה עובדים יהיה פטור מחובת דיווח זו בהתקיים כלל התנאים הבאים:
- המעסיק מסר לחברה המנהלת פעם אחת את פרטיו, את פרטי העובד ואת פרטי הקופה, ופרטים אלה לא שונו.
- סכום ההפקדה לעובד זהה לסכום שהופקד במועד הדיווח הראשוני.
- המעסיק נתן לחברה המנהלת הוראה לגביית כספים בכרטיס אשראי או הרשאה לחיוב חשבון.
- החברה המנהלת אישרה למעסיק לא לדווח במועד ההפקדה.
הפרטים שעל המעסיק למסור לחברה המנהלת בעת הפקדת התשלומים:
- פרטים לגבי ההפקדה:
- שם המעביד.
- מספר מזהה של המעביד.
- כתובת דואר אלקטרוני ופרטי איש קשר של המעביד.
- מספר מזהה של החברה המנהלת.
- לעניין קופת גמל שאינה קופת ביטוח, מספר אישור קופת הגמל.
- אופן הפקדת תשלומים ומועד הפקדתם.
- סכום ההפקדה.
- לעניין תשלומים שהופקדו באמצעות העברה בנקאית, פרטי חשבון הבנק שממנו הועברו התשלומים, פרטי חשבון הבנק שבו הופקדו התשלומים ומספר אישור על ביצוע העברת התשלום.
- לעניין תשלומים שהופקדו באמצעות שובר תשלום, פרטי חשבון הבנק שבו הופקדו התשלומים ומספר אישור על ביצוע העברת התשלום.
- לעניין תשלומים שהופקדו באמצעות שיק, פרטי חשבון הבנק שממנו הועברו התשלומים, מספר הבנק, מספר הסניף ומספר השיק.
- פרטים בנוגע לכל עובד שעבורו הופקדו התשלומים:
- שם העובד.
- מספר זהות או מספר דרכון של העובד.
- חודש העבודה שבעדו הופקדו תשלומים לקופת הגמל.
- גובה השכר שלפיו חושבו התשלומים לקופת הגמל.
- פירוט שיעור הפקדה לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל.
- פירוט סכום הפקדה לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל.
- פירוט התשלומים הפטורים והתשלומים שאינם פטורים לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל.
- פרטים בנוגע להפסקת תשלומים:
- מספר מזהה של החברה המנהלת.
- לעניין קופת גמל שאינה קופת ביטוח, מספר אישור קופת הגמל.
- שם המעביד.
- מספר מזהה של המעביד.
- שם העובד.
- מספר זהות או מספר דרכים של העובד.
- סיבת הפסקת התשלומים.
- מועד הפסקת הפקדת התשלומים.
